Kommunikation - Simplify!-Technik Telefonkonferenz

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Ausgabe Juli 1999

Kommunikation
Simplify!-Technik Telefonkonferenz
So sparen Sie Nerven, Zeit und Reisekosten

Eines der effektivsten Zeitsparinstrumente wird in Deutschland immer häufiger genutzt: gleichzeitiges Telefonieren mit mehr als 2 Teilnehmern. Viele Besprechungen, die vorher Geschäftsreisen erforderten, lassen sich durch ein telefonisches Treffen ersetzen.

Profilieren Sie sich in Ihrem Betrieb, und regen Sie eine Telefonkonferenz an. Eine gute Regelung: Vereinbaren Sie bei regelmäßigen Meetings, jedes 2. Treffen nur noch telefonisch abzuhalten.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen:

Der Einspareffekt gegenüber Treffen mit Anreise ist dramatisch, vor allem wenn die Personalkosten in Betracht gezogen werden.
Bei Telefonkonferenzen kommen die Teilnehmer schneller zur Sache. Der sonst übliche Small-Talk-Block entfällt, wenn der Moderator nicht ausdrücklich dazu ermuntert.
Vielbeschäftigte "wichtige" Leute, die Sie nur mit großem Aufwand zu einem gemeinsamen Termin gewinnen könnten, lassen sich leichter zu einer Telefonkonferenz überreden.

Die Deutsche Telekom bietet eine Vielfalt komfortabler Angebote vom kleinen Telefonmeeting bis zur Riesenkonferenz mit Dolmetscherdiensten, erhöhter Sicherheitsstufe, telefonischer Abstimmung und Untergruppen. Dabei wird zwischen 2 Arten unterschieden:

1. Dial-in: Jeder wählt selbst
Die einzelnen Teilnehmer rufen zu einem vereinbarten Zeitpunkt an. Der Veranstalter der Konferenz startet und moderiert das Treffen. Die Telefongebühren zahlt jeder Teilnehmer selbst. Für den Veranstalter fallen zusätzliche Kosten an: 6 DM für jeden Teilnehmer sowie 0,26 DM pro Teilnehmer und Minute (alle Kosten inkl. Mehrwertsteuer). Für eine 1stündige Konferenz mit 5 Teilnehmern zahlt der Veranstalter zusätzlich zu seinen eigenen Verbindungsgebühren 108 DM.

2. Dial-out: Jeder wird angerufen
Hier bestellt der Veranstalter beim Reservierungsbüro eine Telefonkonferenz für einen bestimmten Zeitpunkt und übermittelt die Namen und Telefonnummern aller Teilnehmer. Wenige Minuten vor Konferenzbeginn ruft der Operator der Telekom alle Beteiligten an. Die Kosten übernimmt der Veranstalter, dem einzelnen Teilnehmer entstehen keine Auslagen. Der Veranstalter zahlt dabei pro Teilnehmer und Verbindungsminute 0,61 DM (Inland). Bei 5 Teilnehmern, die innerhalb Deutschlands an Festnetzapparaten sitzen, schlägt das 1stündige Telefonmeeting mit rund 300 DM zu Buche. Mit Auslands- oder Mobilnetzteilnehmern wird es teurer. In jedem Fall aber bleiben die Kosten weit unter denen der nötigen Geschäftsreisen.

Extra-Spar-Tip

Manche modernen Nebenstellenanlagen bieten einen Konferenz-Modus. Die einzelnen Teilnehmer rufen verschiedene Durchwahlnummern an, und die Zusammenschaltung erledigt die Anlage intern. Dadurch entfallen die Voranmeldung und die Konferenzgebühren der Telekom.

Tips für den Veranstalter einer Telefonkonferenz

1. Schriftlich einladen
Faxen Sie jedem Teilnehmer Datum und genaue Uhrzeit der Konferenz, dazu eine Übersicht der Gesprächsthemen. Vermeiden Sie das steife Wort „Tagesordnung“, damit nicht über Grundsätze diskutiert wird, sondern über Fakten.

2. Dauer festlegen
Vereinbaren Sie bereits schriftlich ein Gesprächsende. Dann kann sich jeder darauf einstellen und kommt innerhalb der angegebenen Zeit zur Sache.

3. Bewußt lenken
Begrüßen Sie die Teilnehmer kurz zum Konferenzbeginn, und fragen Sie ab, ob alle anwesend sind. Weil der Blickkontakt fehlt, muß der Leiter das Gespräch etwas stärker dirigieren, als das bei einem persönlichen Meeting der Fall wäre. Behalten Sie die Fäden in der Hand, und erteilen Sie jedem, der etwas sagen möchte, das Wort.

4. Für gerechte
Kommunikation sorgen Lassen Sie es nicht zu, daß einzelne das Meeting dominieren. Sprechen Sie Teilnehmer an, die lange nichts mehr gesagt haben.

5. Ergebnisse fixieren
Schreiben Sie Resultate des Gesprächs mit. Kündigen Sie 10 Minuten vor Schluß das Ende an, und verteilen Sie klare Aufgaben: Wer macht was bis zu welchem Termin? Was sind die nächsten Schritte? Wer berichtet wem?

Wer hilft weiter?

Das Konferenzteam der Deutschen Telekom erreichen Sie telefonisch unter (01802) 01 61 33, Fax (01802) 01 62 33 (nur 0,12 DM pro Anruf). Dort können Sie Telefonkonferenzen anmelden und erhalten genaue Auskünfte sowie den Prospekt „Der intelligente Weg zu effektiveren Besprechungen“ mit allen Preisen und Leistungen.