In militärischen Kommandozentralen gibt es drei "elementare Gesamtzustände des Systems", die sogenannten "conditions", ganz einfach nach den Ampelfarben grün, gelb und rot benannt. Eine Terminologie, die auch sehr gut auf unsere ganz persönlichen Kommandozentralen zutrifft: unsere Schreibtische.

Auch wenn Sie in einem zivilen Beruf arbeiten und ein ausgesprochen friedlicher Mensch sind, werden Sie mit Hilfe dieser Begriffe Ihren eigenen Arbeitsplatz und Ihre Umgebung viel besser organisieren und verstehen.

Grün: totale Ordnung
"Condition green" bedeutet: Alle Systeme arbeiten einwandfrei. Alles ist an seinem Platz. Im "grünen Zustand" befinden sich Schreibtische in der Möbelwerbung, wenn Sie ein neues Büro beziehen oder nachdem Sie eine radikale Aufräumaktion gestartet haben: blitzblank, mit Telefon, einem PC samt Tastatur, einem Foto im Silberrahmen und vielleicht einer Schale mit Stiften. Ansonsten leer, höchstens ein klitzekleiner Stapel ordentlicher Papiere säuberlich am Rand der Arbeitsfläche.

Ein dermaßen leerer Schreibtisch wirkt wie das Deck eines Flugzeugträgers, auf dem ja auch nichts herumstehen darf, wenn die Düsenjäger landen sollen. Es ist heilsam, wenn Sie wenigstens einmal pro Woche diese Flugzeugträgeratmosphäre auf Ihrer Arbeitsfläche herstellen.

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz am Abend in den "grünen" Zustand bringen, verschaffen Sie sich am nächsten Morgen einen Motivationsschub. Das ist besonders heilsam in Streßphasen! Denn es ist durchaus lustvoll, die eisige Ordnung langsam aufzutauen.

Muß ein Schreibtisch wirklich immer so aussehen? Trösten Sie sich: So ein Schreibtisch wartet nur darauf, in den nächsten Zustand übergehen zu dürfen.

Gelb: in Betrieb
"Condition yellow" bedeutet: Aktion! Der normale Zustand auf einem Flugzeugträgerdeck oder einer Arbeitsfläche ist Leben. Da steht eine Tasse mit Kaffee oder Tee, frisch hereingekommene Post, ein Stapel mit Unerledigtem, ein aufgeschlagener Kalender und immer irgend etwas, das hier eigentlich nicht hingehört. Ideal wäre es, wenn dort nur eine einzige Aufgabe läge. Ein bewährter Simplify!-Tip: Stellen Sie hinter sich eine Ablage mit der Aufschrift "auf dem Schreibtisch". Dort hinein kommen die Sachen, an denen Sie gerade nicht arbeiten. Wenn Sie sie vor sich liegen lassen, werden Sie vom Anblick des noch-nicht-Erledigten demotiviert. Damit sie nicht in Vergessenheit geraten, sollten sie in Ihrem Zeitplanbuch oder in einer Aktivitätenliste notiert werden.

In heiterer Gelassenheit
In der Praxis aber kommt natürlich bei der einen einzigen Aufgabe immer etwas dazwischen. Versuchen Sie, das in heiterer Gelassenheit als normal hinzunehmen, und versteifen Sie sich nicht auf einen unerreichbaren Idealzustand. Vermeiden Sie jedoch, daß Ihre Arbeitsfläche in den nächsten Zustand übergeht.

Rot: Alarm!
"Condition red" ist "der Verteidigungsfall". Es wird ernst. Zahlreiche Stapel türmen sich am Rand, mehrere Schichten lagern sich auf der Arbeitsfläche ab, alle horizontalen Flächen außerhalb des Schreibtischs sind belegt. Wichtige Unterlagen verschwinden, als ob sie rückstandslos verdampft wären und tauchen erst Wochen später wieder auf.

Flugzeugträger und Schreibtische sind eigentlich dafür gebaut. "Kondition rot" läßt sich im richtigen Büroalltag nicht verhindern. Aber sie darf nicht zum Dauerzustand werden. Die wichtigste Regel: Nach der ersten Angriffswelle, wenn die wichtigsten Termine gerade noch erreicht und die entscheidenden Maßnahmen erledigt wurden – dann sollte kurzfristig Ihr Schreibtisch selbst die oberste Priorität erhalten.

Zwischenstop!
Sie müssen dafür sorgen, daß alle Ihre Ablage- und Ordnungssysteme wieder reibungslos funktionieren, sonst sind Sie beim nächsten Ansturm des wirklichen Lebens verloren! Also: Alle Systeme stop! Alle Mann ausschwärmen zum Putzkommando!

"Leertischler" ruhen nicht, bis ihre Arbeitsfläche wieder den Zustand "grün" erreicht hat; "Volltischler" sind auch schon mit der "gelben" Kondition zufrieden. Den entscheidenden Wechsel zwischen "condition yellow" und "condition red" kennen aber alle.

Wenn Sie die Aufräumaktion nach dem Zustand "red" versäumen, gewöhnen Sie sich womöglich an das Chaos, halten es für unvermeidlich und schicksalshaft. Ihre Arbeit löst sich auf, Ihre Ziele entgleiten Ihnen.

Ersticken Sie das im Keim! Behalten Sie die Kontrolle. Lassen Sie sich nicht vom Chaos beherrschen! Der Befreiungsschlag gelingt am besten mit der 4-Quadranten-Methode.